Von der Risikoanalyse zur Bestimmung von Kontrollsystemen

Die Supply Chain (auch Distributionskette, Lieferkette) ist eine häufige Definition in allen Wirtschaftsbereichen, die der Einhaltung von Vorschriften mit ausdrücklichen oder impliziten Anforderungen unterliegen. Der Ausdruck deutet wirtschaftliche Beziehungen an, die sich aus Transaktionen von Waren und Dienstleistungen zwischen Kunden und Lieferanten  ergeben. 

Die Supply Chain könnte als eine Verbindung zwischen eingehenden und ausgehenden Elementen definiert werden. Sie wird von verschiedenen Beteiligten verwaltet und bearbeitet und sie leitet zum Ergebnis, das sich an den letzen Benutzer richtet. Vom Weizen bis zur Pasta, von ätherischen Ölen bis zur Handcreme, von der Pflanzenfaser bis zur Bekleidung: die Arbeit jeder an einer bestimmten Kette beteiligten Einheit beeinflusst die Qualität der Ergebnis in mehr oder weniger bedeutender Weise. So wie die Ringe einer Kette.

Die Lieferkette ist eine sich ständig weiterentwickelnde Einheit , die durch die schnellen Änderungen sowohl der Bedingungen als auch der Kontexte bestimmt wird, was zur maximalen Effizienz der Prozesse und zur Minimierung von Fehlern führt.

In diesem Szenario ist die Kontrolle über die verschiedenen Verbindungen entscheidend, und diejenigen, die Waren oder Dienstleistungen kaufen, sind gezwungen, zunehmend auf die Zuverlässigkeit ihrer Lieferanten zu achten.

Wenn ein Handschlag ausreichte, um ein Vertrauensverhältnis zwischen Kunde und Lieferant zu besiegeln, ist dies nur dann sinnvoll, wenn - nach sorgfältigen Kontrollverfahren - die Fähigkeit eines Partners, die erwarteten Anforderungen zu erfüllen, auf solide und objektive Weise bescheinigt werden kann.

Vorbereitung und Verarbeitung eines Verfahren zur Lieferantenauswahl, Qualifizierung und Kontrolle sind einfach; Die Richtlinien zu Qualitätsmanagementsystemen geben mit klaren und häufig standardisierten Schritte die zu folgenden Kriterien und die zu verwendenden Tools an: Fragebögen, Zertifizierungsanfragen, Audits und alles andere, was erforderlich sein könnte.

Doch was sollte der Ausgangspunkt sein? Was ist der richtige Ansatz, um eine übertriebene Fokussierung auf die Kontrollen zu vermeiden, ohne vorher nach dem Grund zu fragen?

Die Linie, die die Auswahl und Überwachungssysteme eindeutig bestimmt , ist das Risk Management, das wahre Leuchtfeuer aller Aktionen , die sie auf Lieferanten erzielen. Das Risk Management (oder Gefahrenanalyse) ist ein Prozess, der aus dem Lebensmittelsektor herkommt und klare Maßnahmen vorsieht:

• Supply Chain Mapping;
• Bewertung der Spezifikationen und Anforderungen von Produkten oder Dienstleistungen, einschließlich  Verwendungszweck;
• Identifizierung potenzieller Gefahren;
• Identifizierung des Schweregrades und der Möglichkeit des Auftretens.

Was wie ein klassischer HACCP-Ansatz aussieht, ist tatsächlich ein System, das auf jeden Transformations- und Dienstleistungssektor angewendet werden kann. Die Gefahren werden offensichtlich je nach Kontext festgestellt, was die erforderliche Zeit und Aufmerksamkeit benötigt. 

Ein sehr einfaches und unmittelbares System besteht darin, eine Liste aller hypothetischen Ereignisse zu erstellen, ohne a priori das Unwahrscheinliche zu verwerfen. Tatsächlich ist die Bewertung der Wahrscheinlichkeit der Geschehens der nächste Schritt.

Wenn diese Aktivität jedoch auf unangemessene Weise durchgeführt wird, besteht die Gefahr, dass irrelevante Verfahren und Pläne angewendet werden. Im schlimmsten Fall (der Unterschätzung) kann es zu einem Kontrollverlust kommen, oder verwenden wir  möglicherweise unnötige Ressourcen für die Durchführung von Kontrollen.

Es versteht sich von selbst, dass der Zugang zu Informationen von grundlegender Bedeutung ist, um eine korrekte Risikobewertung und eine angemessene Identifizierung von Gefahren durchzuführen. Das bedeutet, dass man Kenntnis von Informationen über Ereignisse wie Nichtkonformitäten, Rückrufe und sektorbezogene Krisen hat.

Dies ist der Grund, warum bestimmte freiwillige Zertifizierungssysteme wie die GFSI (Global Food Safety Initiative) ausdrücklich auf die Notwendigkeit hinweisen , gültige Updating- und Informationstools zu erwerben - beispielsweise zu Fragen der Gesundheits- und Hygienerisiken - oder zur Authentizität der Produkte.

Erst wenn das Risikoniveau bestimmt ist, können die am besten geeigneten Kontrollsysteme in Betracht gezogen werden. Unter diesem Ansichtspunkt sind die Lösungen und ihre Kombinationen vielfältig: Dokumentationsanfragen, Rückverfolgbarkeitsprüfungen, Audits vor Ort oder außerhalb des Standorts, Durchführung von Tests und Kontrollen (auch analytisch) gehören zu den am häufigsten verwendeten Tools.

Darunter eine sehr konkrete und pragmatische Methode zur Überprüfung der Effizienz und die Proaktivität eines Lieferanten - und insbesondere das Produkt - ist ihn über die Geschichte, Kontrollen und Spezifikationen eines gelieferten und als Probe entnommenen Artikels zu testen. Aus einer Charge von Produkte, fordern Sie Informationen nicht nur über Rückverfolgbarkeit, Abnahmeprüfungen, Prozess und Kontrollen, sondern auch über das Systemverfahren, wie z.B. solche, die sich über das verwendete Personal. Basierend auf dem Zeitpunkt und der Gültigkeit der Antwort, kann die Organisation des Lieferantes und seine Fähigkeit, eine konstante Qualität zu gewährleisten, evaluiert werden.

Daher handelt es sich nicht mehr um eine allgemeine Untersuchung, die vom Qualitätsmanagementsystem ausgeht, sondern um eine pünktliche und vertikale Überprüfung, die alle relevanten Themen und Aspekte abdecken kann. Dies ist nur ein kleines Beispiel für die Möglichkeiten der Steuerung, wenn man bedenkt, dass es - absolut gesehen - keine besseren Systeme als andere gibt, sondern nur geeignetere Lösungen.

Wie oben erwähnt, ist der Begriff "chain" (Kette) nicht zufällig und erinnert an zwei sehr wichtige Begriffe: die Festigkeit jedes Ringes und seinen Schnittpunkt. Nur wenn diese beiden Aspekte garantiert sind, kann man der Dichtheit der Kette wirklich vertrauen.