Dall'analisi del rischio alla determinazione dei sistemi di controllo

La definizione di Supply chain –cioè la catena di fornitura, comunemente nota come
catena di distribuzione) è ormai molto ricorrente e indica le relazioni economiche che
nascono da transazioni di beni e servizi tra cliente e fornitore, in tutti i settori economici,
previo il rispetto di requisiti espressi o taciti.

La Supply Chain può definirsi come una concatenazione di elementi in entrata e in uscita
gestiti ed elaborati da vari attori che portano ad ottenere il risultato finale ovvero ciò che è
rivolto all’ultimo utilizzatore. Dal grano al piatto di pasta, dall’olio essenziale alla crema per
le mani, dalla fibra vegetale al capo di abbigliamento, l’operato di ogni singola entità
coinvolta in una determinata catena influenza in maniera più o meno significativa la qualità
del risultato finale. Come gli anelli di una catena appunto.

La Supply Chain è un’entità in continua evoluzione, determinata dai veloci
mutamenti delle condizioni e dei contesti, che tende alla massima efficienza dei
processi e alla minimizzazione degli errori.

In questo scenario, il controllo dei vari anelli è determinante e chi acquista beni o servizi è
costretto ad essere sempre più attento all’affidabilità dei fornitori.

Se un tempo una stretta di mano bastava a suggellare un rapporto di fiducia tra cliente e
fornitore, ora questa può dirsi utile solo se, a seguito di attente procedure di controllo, si
può attestare in maniera concreta e oggettiva la capacità di un partner di soddisfare i
requisiti attesi.

Predisporre ed elaborare una procedura di selezione, qualifica e controllo dei fornitori è
semplice. I passaggi chiari e spesso standardizzati delle Linee-guida sui Sistemi di
Gestione della Qualità indicano i criteri da seguire e gli strumenti da utilizzare: questionari,
richieste di certificazione, audit e quant’altro possa servire.

Ma quale dev’essere il punto di partenza? Qual è l’approccio giusto per evitare di
focalizzarsi troppo l’attenzione su cosa controllare, senza prima chiedersi il motivo?

La logica che determina in maniera inequivocabile i sistemi di selezione e sorveglianza è
quella dell’Analisi del Rischio, il vero faro di tutte le azioni che conseguono sui fornitori.

L’Analisi del Rischio (o Hazard Analysis) è un processo che trova ispirazione dal mondo
Food e che prevede passaggi chiari e identificabili:

• mappatura della Supply Chain;
• valutazione di specifiche e requisiti dei prodotti o servizi, incluse le destinazioni d’uso;
• identificazione dei pericoli potenziali;
• identificazione della gravità e possibilità di accadimento;

Quello che sembrerebbe un classico approccio HACCP, è in realtà un sistema applicabile
a qualsiasi ambito dei settori di trasformazione e servizi.  I pericoli sono identificati sulla
base del contesto, motivo per cui devono essere riservati tempo e attenzione per la
loro individuazione.

Un sistema molto semplice e immediato consiste nel fare un elenco di tutti gli eventi ipotizzabili,
senza scartare a priori ciò che si ritiene improbabile e valutare la probabilità di accadimento
sarà il passo successivo.

Tuttavia, se tale attività è condotta in maniera non appropriata, si rischia di applicare
procedure e piani non pertinenti. Nel caso peggiore, quello della sottostima, è possibile
che si verifichi una perdita di controllo, mentre nel caso contrario ci troveremo ad
impegnare risorse non necessarie per i controlli.

Va da sé che per condurre una corretta Analisi del Rischio, per individuare i pericoli e
valutarli adeguatamente, è necessario avere accesso a tutte le informazioni. Ciò significa
essere al corrente delle informazioni su eventi quali non conformità, recall e crisi legate al
settore.

È il motivo per cui certi schemi di certificazione volontari come quelli GFSI (Global Food
Safety Initiative) richiamano in maniera esplicita l’esigenza di dotarsi di validi strumenti di
aggiornamento e informazione, ad esempio sui rischi igienico-sanitari o sull’autenticità dei
prodotti.

Solo una volta determinato il livello di rischio, ci si potrà concentrare sui sistemi di
controllo più appropriati. Da questo punto di vista, le soluzioni e le loro combinazioni sono
molteplici: richieste documentali, verifiche di rintracciabilità, audit on site od off site,
attuazione di prove e controlli (tra cui quelli analitici) sono tra gli strumenti più usuali.

Un metodo molto concreto e pragmatico per controllare il livello di efficienza e proattività di
un fornitore, in particolare di prodotto, può essere quello di “interrogarlo” in merito alla
storia, ai controlli e alle specifiche di un articolo consegnato, preso a campione. Da un
lotto di prodotto, si possono richiedere informazioni su rintracciabilità, controlli in
accettazione, verifiche di processo e finali, ma anche su procedure di sistema, come per
esempio quelle inerenti le risorse umane impiegate. In base al tempo e alla validità della
risposta, si potrà valutare l’organizzazione del fornitore e la sua capacità di assicurare una
qualità costante.

Non più quindi un’indagine di carattere generale partendo dal Sistema di Gestione della
Qualità, ma una verifica puntuale di tipo verticale che può arrivare ad attraversare tutte le
tematiche e gli aspetti d’interesse.

Questo è solo un piccolo esempio di quelle che possono essere le possibilità di controllo,
tenendo altresì presente che non esistono sistemi migliori di altri in assoluto, ma solo
soluzioni più appropriate a seconda dei casi.

Come menzionato all’inizio, la traduzione letterale di Supply Chain è “Catena di Fornitura”.
Il termine “catena” richiama due concetti molto importanti: la solidità dei singoli anelli e la
loro intersezione. Solo se sono garantiti questi due aspetti, si potrà dire di avere una reale
fiducia nella tenuta della catena.