Certificare un sistema di controllo dei fornitori di prodotto, significa puntare l’attenzione sull’adeguatezza ed efficacia delle procedure di verifica e gestione degli stessi fornitori nonché dei loro relativi prodotti.

Premessa

Prima di affrontare gli elementi che caratterizzano la certificazione di un sistema di controllo, elenchiamo alcuni capisaldi di questo processo.

I distributori, in particolare quelli che gestiscono la Private Label, sanno bene quanto sia importante: 

1. avere fornitori affidabili;
2. definire in maniera univoca i requisiti di ogni prodotto;
3. provvedere ad un servizio di etichettatura conforme;
4. stabilire quali siano le verifiche di conformità.

L’affidabilità dei fornitori, prima di essere misurata nel tempo, va pesata in fase di selezione con la valutazione dei requisiti documentali e tramite audit. I requisiti dei prodotti sono invece costituiti da specifiche concordate e sottoscritte tra le parti, che possono investire diversi aspetti come ad esempio le caratteristiche intrinseche dei prodotti (inclusa l’origine delle materie prime) oppure le modalità di controllo da attivare nelle fasi di processo e finali. L’adeguatezza dell’etichettatura deve tenere conto dei vincoli di legge e delle esigenze di comunicazione mentre la conformità del prodotto, ovvero la conferma del rispetto dei requisiti, solitamente é attuata tramite un servizio di analisi di laboratorio.

Il sistema di gestione dei fornitori

Strutturare un sistema che permetta di gestire opportunamente quanto sopra descritto significa stabilire una politica con degli obiettivi chiari, identificare e mettere a disposizione le risorse adeguate allo scopo, implementare le necessarie attività operative e di controllo e applicare strumenti di misurazione dell’efficacia e schedulare periodiche attività di riesame.

A questo punto la priorità sarà gestire con efficacia l’attività di controllo basandosi su 4 pilastri fondamentali:

• sottoporre i fornitori ad audit
• la redazione di capitolati 
• la verifica della conformità dell’etichettatura 
• il controllo analitico del prodotto

L’obiettivo desiderato generalmente è l’immissione e la conseguente permanenza di una referenza sul mercato, ecco perchè i 4 punti appena elencati non possono essere trascurati, pena la perdita di controllo, con ripercussioni sull’immagine non solo del prodotto, ma dell'intero brand.

Certificare il sistema di controllo

Ecco dove interviene La certificazione del sistema di controllo.  Lo scopo è quello di accertare che, secondo i principi della qualità, “le cose siano fatte bene fin dalla prima volta” e che le risorse, umane ed economiche, siano ben impiegate in un rapporto bilanciato e coerente con gli obiettivi e con i principi di precauzione. 

Certificare tale sistema vuol dire sottoporlo volontariamente all’approvazione di un ente terzo che ne valuta la congruità rispetto alla politica ed agli obiettivi aziendali misurandone inoltre il livello di applicazione.

La certificazione del servizio di controllo ha quindi come primo grande obiettivo la corretta gestione interna delle aree deputate alla qualità dei prodotti e alla comunicazione e non, come si potrebbe pensare, la visibilità dell’applicazione delle procedure di verifica verso la clientela finale. Per questo la certificazione del sistema di controllo deve essere vista come un'opportunità principalmente rivolta al miglioramento della gestione interna, tale da permettere al distributore di applicare le proprie procedure con la massima fiducia.

Solo al termine di questo processo potrà essere utile e vantaggioso comunicare al consumatore finale che vengono applicati sistemi di verifica di qualità adeguati e continuamente verificati, così da aumentare la fiducia all’acquisto.